Desain Konsep Tata Ruang Kantor

Nama                : Iip Mustopa Syaripah 

NIM                  : 1150120029 

Prodi                 : MPI Reguler 3 

Tugas Matkul    : Manajemen Perkantoran dan Kerasipan 

                                                             

Pengertian Tata Ruang Kantor

Penataan ruang kantor ternyata ikut berpengaruh terhadap citra perusahaan. Penataan layout tata ruang untuk kantor yang baik akan menunjukkan profesionalitas dari perusahaan tersebut. Lalu apa pengertian tata ruang kantor itu? Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan, perabotan, mesin dan sebagainya dalam suatu kantor atau perusahaan.

Ada pula beberapa ahli yang memiliki definisi mengenai tata ruang dalam kantor. Salah satunya adalah George Terry, menurutnya tata ruang dalam kantor merupakan penentuan terkait keperluan-keperluan dalam penggunaan ruangan secara detail dan rinci dari ruangan tersebut guna mempersiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap penting dalam pelaksanaan kerja perkantoran dan dengan biaya yang cukup.

Pengertian Tata Ruang Kantor

       Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

·     Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

·    Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN

            Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

        1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

            a.)    Azas tata ruang kantor
                    Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
             b.)    Asas jarak terpendek.
                    Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

            c.)    Asas rangkaian kerja

                           Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

            d.)     Asas penggunaan segenap ruangan

                            Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

            e.)     Asas perubahan susunan tempat kerja

                               Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

   BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

    I. Tata Ruang Tertutup

            Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

    II.  Tata Ruang Terbuka

             Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

    III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

                   Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

        1. Perencanaan Cahaya

        Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

                    a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

                    b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

                    c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

                    d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

                    e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

                    f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

    2. Perencanaan Warna

         Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

        a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

        b.    Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

        c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

        d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

        e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

                     Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

        a.    Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

        b.    Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

        c.    Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

                   Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang   datang, diantaranya:

        a. Kepercayaan terhadap kantor

        b. Efisiensi atau produktifitas

        c. Moral

3.Perencanaan Udara

           Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:

                a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

                b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi

                c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik

                d. Semangat kerja yang lebih tinggi

                e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

                f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

           4.Perencanaan Suara

                         Dengan suara gaduh berakibat pada:

                          a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

                    b. Kesulitan mengadakan konsentrasi